Pratiche Zero Distance

Ora che Kopernicana torna dalla Cina col premio “Zero Distance” si parte con i “ma nel nostro settore…”, “ma nella nostra cultura…” e il sempreverde “qui non c’è il mindset…”. Ma noi non lavoriamo direttamente sul mindset, preferiamo le pratiche. Assieme alle persone, cambiamo il modo in cui si fanno le cose. Questo articolo è pensato per chi dice “bello questo Zero Distance: ma come si fa?”. E qual è la distanza da accorciare?

Hai presente quando la strategia vive nelle slide e muore nelle riunioni?
Quando per decidere “chi decide” servono tre allineamenti e due escalation? Meeting di 90 minuti in cui l’unica decisione è fissare il prossimo? La distanza non è solo con i clienti: è tra chi sente i segnali e chi può agire, tra chi ha i dati e chi può usarli, tra chi vede l’opportunità e chi controlla il budget. Zero Distance è fare spazio, regolarmente, a chi è più vicino al bisogno perché possa cambiare qualcosa. Vediamo quindi alcune pratiche. Non ti servono tutte, anzi. Una sola potrebbe essere già un balzo in avanti.

Ask Me Anything

Vuoi agevolare la comunicazione senza cambiare struttura o processi? La cosa più semplice è organizzare sessioni AMA. Questa è la pratica che abbiamo implementato in Bracco, per avvicinare tra loro aree e funzioni aziendali senza modificare nulla, se non la struttura di una conversazione. Manager e leader sono abituati a impartire informazioni e decisioni, ma in questo caso sono chiamati a rispondere alle domande altrui. E così si ribalta, almeno un poco, la dinamica di potere – sono le domande che guidano la conversazione. E non servono grandi eventi sporadici per vederne la potenza – basta la leggerezza e un po’ di costanza. 

• Da evitare: promesse vaghe e risposte inventate – meglio dire “non lo so”
• Da provare: spiega il format prima e segui sempre con follow-up

Quando chi oggi può decidere si fa guidare dalle domande di chi tutti i giorni affronta problemi e opportunità, abbiamo visto nascere molta innovazione in maniera spontanea e veloce.

Agenda aperta: da tensione in azione

Tante riunioni da cui molte persone escono frustrate? Prova a cambiare chi decide di cosa parlare. “Tactical” è un rituale di Holacracy pensato per trasformare tensioni operative in azioni concrete. Una sua parte (ispirata dalla Sociocrazia) è l’agenda generata dai partecipanti. All’inizio della riunione si elencano, con titoli brevi, gli argomenti di cui parlare. Ogni conversazione si apre con la domanda “di cosa hai bisogno?” e si chiude verificando “hai avuto ciò di cui avevi bisogno?”.

• Da evitare: una sfilza di “update” puramente informativi – meglio via mail
• Da provare: far gestire la riunione da una persona diversa dal “leader” o “responsabile” del team

Se usato con costanza, questo formato trasforma le riunioni in uno spazio in cui il team scopre di cosa ha bisogno e in maniera agile risolve problemi e accoglie opportunità.

Liberating Structures

E già che siamo in tema riunioni, come coinvolgere le persone nella conversazione? Come uscire dalla solita solfa di presentazione+Q&A? Per fortuna non devi diventare un workshop designer. Le Liberating Structures sono un menù di ben 33 “flussi” adatti per diversi obiettivi, tempi e audience. Un divertente brainstorming per trovare nuove idee? Una candida analisi di rischi da mitigare per un progetto? Un modo per far parlare tutti su un tema, ma trovando sempre una sintesi che rappresenti la varie voci, in velocità? Tutto fattibile con una ricetta dettagliata passo-passo.

• Da evitare: obbligare le persone a nuove dinamiche. Meglio un “vi va se oggi proviamo diversamente?”
• Da provare: 1-2-4-tutti, specialmente dal vivo, è una vera svolta.

Imparare a gestire le conversazioni con consapevolezza e metodo è spesso un cambiamento che innesca molti altri. E con un po’ di pratica vedrai che possono essere concatenate tra loro per creare spazi che sembravano impossibili.

OKR

Vuoi che la strategia venga interpretata da tutti i team? Servono quindi due cose: un linguaggio e un ritmo. Lavorare con gli OKR (Objective & Key Results) permette proprio questo. C’è molto da dire su come scriverli, questo lo puoi approfondire online. Ma la vera potenza viene da come farlo in team, e come usarli per rendere la strategia una conversazione in tutte le direzioni (sotto-sopra ma anche orizzontalmente).

• Da evitare: OKR definiti da persone singole o assegnati a persone singole (sempre in team) ma soprattutto confondere gli OKR con gli MBO 
• Da provare: ritmo trimestrale, retrospettive regolari, legame a iniziative con budget

All’inizio sembra lavoro in più, ma quando i team sono allenati succede la meraviglia – la strategia diventa sulla bocca di tutti e tutte. Noi lo abbiamo fatto con Decathlon, Reale Mutua, Banca Mediolanum e con tutta Var Group.

Governance Dinamica

Le regole che vi siete dati una volta sono obsolete? Vuoi coinvolgere le persone nel poterle cambiare? Forse si tratta di un team e il suo ritmo di riunioni. Forse si tratta di policy che riguardano tutta l’azienda. Molto probabilmente è un mix tra

• I ruoli che le persone ricoprono
• I team che raggruppano ruoli con uno scopo condiviso
• Le policy, o regole, che vietano o obbligano alcuni percorso d’azione

Per renderla dinamica il primo passo è documentarla e condividerla con le persone coinvolte. In implementazioni complessive è meglio usare strumenti come Nestr, ma per sperimentare in un team potrebbe bastare un documento condiviso. Poi monti un processo attraverso il quale le persone possono proporre modifiche e un processo decisionale per come vengono valutate e approvate le proposte. 

• Da evitare: fare i cerchi nell’aria con nuovi organigrammi
• Da provare: quasi sempre le persone hanno più di un ruolo in più di un team – esplicitarlo risolve molti mal di pancia

A noi piace aprire a proposte di tutto il team sulla propria governance, usando la decisione integrativa. Ma anche se le proposte vengono inviate ad un ruolo specifico che ne discute con chi è coinvolto e comunica le proprie decisioni in maniera trasparente e motivata, è decisamente meglio che avere una governance obsoleta che rallenta tutto.

Co-progettazione

E se il modo migliore per restare vicini al cliente fosse lavorarci direttamente insieme? Forse la maniera più immediata, ma anche sottovalutata, è proprio la co-progettazione. In Kopernicana la applichiamo a tutto il nostro lavoro. Il problema da risolvere? lo decidiamo insieme, avendo valutato diverse opzioni.

Le soluzioni possibili? le progettiamo insieme, portando la nostra esperienza ma sempre con chi dovrà applicarle, in modo che siano aderenti alla loro realtà. E poi ci si prova, perché sono sempre prototipi. Qualcosa funziona meglio, qualcosa no. Si impara, si migliora, e si riparte.

Anche il cambiamento stesso, va gestito a distanza zero, quanto possibile.

Come fare

Cambiare tutta la struttura organizzativa ispirandosi al modello Haier, come stiamo facendo in Var Group, non è da tutti. Tant’è che pure noi, per farlo, abbiamo chiamato in aiuto Simone Cicero, Luca Ruggeri ed Emanuele Quintarelli. Ma come abbiamo visto non serve fare tutto.

Chiediti: quale pratica, se provata per prima, agevola il resto?

Scegli una e impegnati per quattro-sei settimane e poi fai una retrospettiva. La distanza si accorcia facendo.

E facci sapere com’è andata.

Workshop Zero Distance — 2 dicembre, online h 17.30
Come si costruiscono organizzazioni capaci di essere davvero “a zero distanza” da clienti e persone?
Te lo racconteranno Priel Korenfeld e Joshua Volpara in un incontro -in collaborazione con la in collaborazione con la Rebel Cell italiana– dedicato ai principi del modello RenDanHeYi e alle nuove pratiche organizzative ispirate al lavoro di Haier, alle esperienze fatte in questi anni con Kopernicana con una rete ampia di professionisti e aziende che hanno messo le “mani in pasta”.
Due ore insieme e un’occasione per esplorare come autonomia, collaborazione e valore condiviso possono trasformare il modo di fare impresa.

Iscriviti ora per partecipare e scoprire cosa significa portare davvero lo spirito Zero Distance nella tua organizzazione.